FTPサーバーからデータをExcelに取り込む方法を解説

DE104：FTPサーバー、ファイル共有サーバーなどから必要なデータファイルをダウンロードして、Excelなどの表計算ソフトに取り込み活用できる

データの管理や分析が仕事の一部になっている方も多いと思います。特に、社内のFTPサーバーやクラウドのファイル共有サーバーから必要なデータを取り出し、Excelで作業をすることはよくありますね。この記事では、FTPサーバーやファイル共有サーバーからデータをダウンロードして、Excelに取り込む手順を簡単に解説します。

そもそも、FTPサーバーやファイル共有サーバーって何？

まず、FTPサーバーとファイル共有サーバーの違いについて簡単に触れておきます。

• FTPサーバーは、ファイルをやり取りするための専用サーバーです。主に「FileZilla」や「WinSCP」などの専用ソフトを使ってアクセスします。
• ファイル共有サーバーは、Google DriveやDropboxのように、クラウド上でファイルを共有・管理するサービスを指します。ブラウザを使ってアクセスできるため、直感的に操作できるのが特徴です。

どちらも、データを保管したり共有したりするために使われますが、接続方法や使用するツールが異なるので、目的に応じて使い分けることが必要です。

まずはサーバーにアクセスしてデータをダウンロードしよう

FTPサーバーからのダウンロード方法は、以下の通りです。

1. FTPクライアントソフトを用意する
   代表的なFTPクライアントとしては「FileZilla」や「WinSCP」があります。お使いのPCにインストールしておきましょう。

2. 接続に必要な情報を確認する
   サーバーの「ホスト名」「ユーザー名」「パスワード」を確認します。セキュリティのため、できればSFTP（Secure FTP）を使用すると安心です。

3. サーバーに接続し、ファイルをダウンロードする
   クライアントソフトに接続情報を入力し、無事にサーバーにアクセスできたら、必要なファイルを選んでダウンロードします。

次に、ファイル共有サーバーからのダウンロードについて説明します。これはもっと簡単で、Google DriveやDropboxの共有リンクから直接ファイルをダウンロードできます。特にソフトを用意する必要はなく、ブラウザから操作できます。

ダウンロードしたファイルをExcelにインポートしよう

無事にデータがダウンロードできたら、今度はそのデータをExcelに取り込みます。

CSVファイルの場合

CSVファイルは、Excelで直接開くことができますが、時々文字化けなどが発生することがあります。特に、日本語のファイルを扱う場合、エンコーディングに気をつけましょう。

1. Excelの「データ」タブをクリックし、「テキスト/CSVから」を選びます。
2. ダウンロードしたCSVファイルを選択します。
3. エンコーディングがUTF-8など適切なものになっているか確認し、読み込みます。

テキストファイルの場合

テキストファイルをインポートする際には、区切り文字（カンマ、タブなど）を指定する必要があります。

1. 「データ」タブで「テキストファイルから」を選び、テキストファイルを開きます。
2. 表示されるウィザードで、データの区切り文字（例：カンマ、タブ）を選びます。
3. 適切にデータが分割されているか確認し、インポートします。

よくあるトラブルとその対処法

データをダウンロード・インポートする際に、よく起こるトラブルについても触れておきます。

• サーバーに接続できない：接続情報が正しいか確認し、ネットワーク制限がないかもチェックしてみましょう。
• 文字化けが発生する：インポート時にエンコーディング（UTF-8など）を正しく選びましょう。
• ファイルの形式が違う：Excelで扱えない形式の場合、他の形式に変換が必要です。
• 先頭のゼロが消えてしまう：Excelで数値として扱われるためです。インポート前にセルの書式を「文字列」に設定しましょう。

まとめ

FTPサーバーやファイル共有サーバーからデータをダウンロードし、それをExcelに取り込んで活用する方法を解説しました。これらの手順を身につければ、業務で扱うデータの管理がもっとスムーズになります。この記事の手順を参考に、ぜひ実際に試してみてください。